Sluis Opgeschut is de naam van het organisatieontwikkelingsproces waarin de focus ligt op strategie (processen en beheersing) en cultuur (houding en gedrag).

Aanleiding en context
Per 1 januari 2018 is een meerjarige bezuiniging op Personeel en Organisatie ingevuld. Deze bedroeg € 850.000 en is in 2015, 2016 en 2017 uitgevoerd. Parallel hieraan is ingezet op het brengen van meer evenwicht in taken en formatie en op het verder ontwikkelen van de organisatie. Dit laatste passend bij de vraag van onze klanten en anticiperend op de leeftijds-opbouw van onze organisatie. De combinatie van beide - bezuiniging versus evenwicht en ontwikkeling - heeft regelmatig schuring met zich meegebracht. Dit uitte zich onder andere in hoge werkvoorraden, lange(re) doorlooptijden en te weinig capaciteit voor het opvangen van nieuwe, wettelijke taken. Met vereende krachten en dankzij de betrokkenheid van onze organisatie is het gelukt in die periode de winkel open te houden. Met het invullen van de bezuiniging ontstond in 2018  meer (financiële) ruimte om de organisatieontwikkeling een impuls te geven. Dit met als doel een toekomstbestendige en wendbare organisatie, die aansluit bij de vraag van onze klanten.

Stappen en resultaten 2018/2019 + focus 2020
In juli 2018 heeft een aanbesteding plaatsgehad op de onderdelen strategie (processen en beheersing en cultuur (houding en gedrag). Beide onderdelen zijn door en met de organisatie opgepakt en hebben betrokkenheid van de OR, ons college en de gemeenteraad. Voor de strategiekant zijn daarnaast externe stakeholders bevraagd op hun bevindingen met de gemeente. In oktober 2018 zijn beide onderdelen samengesmolten tot 1 ontwikkelingsproces met de naam Sluis Opgeschut. Hieronder vindt u een weergave van de stappen en resultaten in 2018 en 2019, en de focus voor 2020.

• Strategie (processen en beheersing)

In oktober 2018 is het rapport Missie, visie en strategie van de ambtelijke organisatie inclusief implementatieplan opgeleverd. Met dit rapport is de ‘stip op de horizon’ geplaatst inclusief de focus en fasering die hierbij horen. Er zijn 3 strategische pijlers benoemd: basis op orde brengen, klantervaring centraal stellen en toekomst-bestendig en wendbaar organiseren. De fases zijn verdeeld in korte termijn (2 jaar), middellange termijn (2-5 jaar) en lange termijn (5-10 jaar).
Eind 2018 is gestart met het verdelen (verkavelen) van deze opgaaf in concrete deelprojecten. In 2019 zijn de eerste 9 projecten in uitvoering genomen. Dit zijn: werkvoorraad, processen, kenniskaarten, afwegingskader en besluitvorming rond prioritering, werkafspraken maken, introductieprotocol nieuwe medewerkers actuali-seren, visie op leiderschap, integraliteit borgen in overlegstructuren en processen, en waarborgen dat alle belanghebbenden in besluitvorming worden meegenomen. Dit jaar ronden we 4 van deze projecten af. Het resterende deel volgt in 2020. Parallel bereiden we een nieuwe serie projecten voor 2020 voor.

• Cultuur (houding en gedrag)

Parallel aan de strategiekant is een cultuurtraject ingezet dat 3 fases kent:

• Voorbereidingsfase (2018/2019): focus op het achterlaten van het verleden, als opstap naar nieuwe energie en een ‘samen-bouwen mentaliteit’. Deze fase heeft vorm gekregen door onder andere groepssessies en workshops, en  is in februari 2019 afgerond.
• Transitiefase (2019/2020): de fase waarin de nieuwe missie, visie en strategie vertaald worden naar teamdoelstellingen en kernwaarden. Onderdeel van deze fase zijn de 60-dagen challenges. Alle clusters zijn de uitdaging aangegaan om in 60 dagen samen te werken aan een proces of product. De kwaliteit van (leren) samenwerken stond daarbij voorop.  Cultuur is daarnaast meer onderdeel gemaakt van de dagdagelijkse praktijk. Denk daarbij aan elkaar aanspreken, een hulpvraag stellen of nee zeggen. Op basis van de 60-dagen challenges wordt dit per team op maat verder uitgerold. De transitie-fase loopt, en ronden we in mei 2020 af.
• Bestendigingsfase (2020): de fase waarin de focus ligt op borging, wat gaat goed, wat heeft meer aandacht nodig. Deze fase start medio 2020.

• Scrumteam
  In september 2019 is een intern scrumteam gevormd. Scrum is een werkwijze
  waarbij in korte sprints (2 tot 4 weken) een werkend product wordt opgeleverd. Het scrumteam draagt bij aan de uitvoering van het strategierapport en aan houding en gedrag (samenwerken in een andere vorm). Deze nieuwe methode wordt bij wijze van pilot voor het eerst toegepast op het project afwegingskader en besluitvorming rond prioritering. Op basis van de ervaringen in deze pilot zal worden bezien welke projecten in 2020 met deze methode kunnen worden uitgevoerd.

• Effectmeting
  Sluis Opgeschut is een proces dat niet in enkele dagen is afgerond, maar een langere tijd vraagt. Wij vinden het daarbij van belang om tussentijds te meten of de ingezette koers het gewenste resultaat brengt. En om daar waar dat eventueel nodig is, tussentijds bij te sturen. Voor dit meten hebben wij eind september een digitaal medewerkersonderzoek opengesteld. Hierin komen thema’s als samenwerking, waardering, werkdruk en persoonlijke ontwikkeling terug. De resultaten geven ons een nul-meting van de huidige situatie. Het onderzoek heeft een jaarlijks karakter. In 2020 komt de zogenaamde één-meting, waardoor we meerjarig kunnen vergelijken.

Naast de formele rapportagemomenten in de Planning & Controlcyclus zullen wij u in 2020 ook via de informatiecarrousels op de hoogte houden van de voortgang van Sluis Opgeschut.